Esa semana ya pasó. Dale a «Semana nueva» para pasar a la siguiente.That week is over. Hit “New week” to move to the next one.
Escoge el día en que arranca tu semana de nómina (casi siempre el lunes): el tiempo extra se cuenta por esa semana. «Semana nueva» deja a tu gente y sus turnos, borra las ventas y pasa a la semana siguiente.Pick the day your payroll week starts (usually Monday): overtime is counted over that week. “New week” keeps your people and their shifts, clears the sales and moves to the following week.
Sale arriba del horario impreso. Es el mismo de las otras hojas del kit.It goes on top of the printed schedule. Same one the other sheets in the kit use.
Escribe tu meta (por ejemplo 27%). Mientras, uso 25%.Type your target (for example 27%). Until then, I'm using 25%.
Es la meta para lo que programas en esta hoja. Más abajo te explico por qué va más baja que la de toda tu nómina.This is the target for what you schedule on this sheet. Further down I explain why it sits lower than your all-in payroll.
Lo que pagas tú encima del sueldo: tus impuestos de nómina como patrón y el seguro de accidentes de trabajo (workers' comp). Es un estimado — tu reporte de nómina o tu contador te dan el real.What you pay on top of wages: your employer payroll taxes and workers' comp insurance. It's an estimate — your payroll report or your accountant has the real number.
Si cierras un día pero alguien viene a limpiar o preparar, déjalo abierto con la venta en $0.If you're closed but someone comes in to clean or prep, leave the day open with $0 in sales.
Una línea por persona. Pon lo que tú le pagas: las propinas no van aquí.One line per person. Enter what you pay them: tips don't go here.
Sueldo fijo es lo que le pagas por semana: la hoja lo reparte parejo entre los días que abres y no le calcula tiempo extra. Ojo: tener sueldo fijo no quiere decir, por sí solo, que no le toque tiempo extra — eso depende de su puesto y de cuánto gana (Departamento del Trabajo, hoja 17A). Confírmalo con tu asesor de nómina.Salary is what you pay them per week: the sheet spreads it evenly over the days you're open and doesn't calculate overtime for it. Heads-up: being on salary doesn't, by itself, mean someone isn't owed overtime — that depends on their duties and how much they make (Department of Labor, Fact Sheet 17A). Check with your payroll advisor.
Pon la hora de entrada y de salida de cada quien. En blanco = descansa ese día. Si el turno pasa de la medianoche (6pm a 2am), escríbelo tal cual: la hoja entiende que sale al día siguiente.Enter each person's start and end time. Blank = day off. If a shift runs past midnight (6pm to 2am), enter it just like that: the sheet knows they leave the next day.
Es política tuya, no un requisito: la ley federal no exige tiempo de comida. Si la descuentas, la persona tiene que quedar libre de trabajo mientras come; si come atendiendo, ese tiempo se paga. Fuentes: descansos y horas trabajadas (Departamento del Trabajo).This is your own policy, not a requirement: federal law doesn't require meal breaks. If you deduct it, the person has to be fully off duty while eating; if they eat while working, that time is paid. Sources: breaks and hours worked (Department of Labor).
Día por díaDay by day
Venta por hora de trabajo: cuánto vendes por cada hora que pagas; entre más alta, mejor aprovechadas las horas. Horas que caben: las horas que puedes pagar ese día sin pasarte de tu meta, al costo promedio por hora de ese día (sueldo + carga).Sales per labor hour: how much you sell for every hour you pay; the higher, the better your hours are used. Hours that fit: the hours you can pay that day without going over your target, at that day's average cost per hour (wages + load).
Por personaBy person
Más de 40 horas en la semana se pagan a tiempo y medio — es ley federal (Departamento del Trabajo). La hoja ya las cobra así en el costo. Si a alguien le pagas menos del mínimo porque gana propinas (crédito de propina o tip credit), su tiempo extra se calcula sobre el salario mínimo completo, no sobre lo que le pagas (hoja 15); esta hoja no hace esa cuenta.Hours over 40 in the week are paid at time and a half — that's federal law (Department of Labor). The sheet already costs them that way. If you pay someone less than minimum wage because they earn tips (a tip credit), their overtime is figured on the full minimum wage, not on what you pay them (Fact Sheet 15); this sheet doesn't do that math.
Sale en horizontal, con letra grande y sin sueldos ni costos: los sueldos nunca se pegan en la pared. Si tu impresora no la voltea sola, escoge «Horizontal».Prints landscape, big type, no wages and no costs: wages never go on the wall. If your printer doesn't turn it on its own, choose “Landscape”.
La venta, las horas y el costo de cada día y de cada persona. En la ventana de imprimir puedes escoger «Guardar como PDF».Sales, hours and cost for each day and each person. In the print window you can choose “Save as PDF”.
Por día, con horas como 9am–5pm, listo para pegar en el grupo de tu equipo. Sin sueldos.By day, with times like 9am–5pm, ready to paste in your team's group chat. No wages.
Ver el textoSee the text
Se abre en Excel o Google Sheets. Trae costos: es para ti.Opens in Excel or Google Sheets. It includes costs: it's for you.
Cómo usarlo cada semana (10 minutos el jueves)
El jueves, porque todavía hay tiempo de mover turnos antes de que tu gente haga sus planes.
- Proyecta tus ventas. Lo del mismo día la semana pasada, ajustado por lo especial que venga: quincena, partido, feriado.
- Arma los turnos. La hoja se acuerda de la semana pasada; nada más mueve lo que cambia.
- Recorta los días en rojo. Ahí es donde te sobran horas. Busca las horas flojas de ese día: una entrada más tarde o una salida más temprano.
- Pega el horario. Imprímelo para la pared o mándalo al grupo de WhatsApp. Sin sueldos.
- El lunes siguiente, compara lo real contra el plan. Las horas que de verdad se trabajaron y lo que de verdad vendiste, en la calculadora de prime cost (prime cost — lo que gastas en comida más lo que gastas en gente). Ahí ves si el plan aguantó.
La referencia común de TODA la nómina (gerentes, tu sueldo y cargas incluidos) es 25–32% de las ventas. Esta hoja mide la parte que programas por hora, así que tu meta aquí debe quedar por debajo de eso.
Es una referencia común en la industria, no una ley: tu concepto, tu local y tu manera de servir mandan.
Y una aclaración: las propinas no son tu nómina. No salen de tu bolsa ni entran en este %. Para repartirlas sin pleitos está la hoja de reparto de propinas.
Yo no soy abogado ni asesor de nómina. Aquí te pongo las reglas federales en palabras sencillas, con su fuente; tu estado puede tener reglas propias. Esto no es asesoría legal ni de nómina: confírmalo con tu contador o tu asesor de nómina. Fuentes del Departamento del Trabajo de EE. UU.: tiempo extra · descansos y comida · horas trabajadas (hoja 22) · empleados con propina (hoja 15) · exenciones (hoja 17A).
How to use it every week (10 minutes on Thursday)
Thursday, because there's still time to move shifts before your people make their plans.
- Project your sales. Same day last week, adjusted for anything special coming up: payday, a big game, a holiday.
- Build the shifts. The sheet remembers last week; just move what changes.
- Trim the red days. That's where the extra hours are. Find that day's slow hours: start someone later or send someone home earlier.
- Post the schedule. Print it for the wall or send it to the WhatsApp group. No wages.
- The next Monday, compare actual vs. plan. The hours actually worked and what you actually sold, in the prime cost calculator (prime cost — what you spend on food plus what you spend on people). That's where you see if the plan held up.
The common industry reference for ALL of payroll (managers, your own pay and payroll taxes included) is 25–32% of sales. This sheet measures the part you schedule by the hour, so your target here should sit below that.
It's a common industry reference, not a law: your concept, your location and the way you serve decide.
One more thing: tips aren't your payroll. They don't come out of your pocket and they don't belong in this %. To split them without arguments, use the tip pooling sheet.
I'm not a lawyer or a payroll advisor. These are the federal rules in plain words, with their sources; your state may have its own. This isn't legal or payroll advice: confirm it with your accountant or payroll advisor. U.S. Department of Labor sources: overtime · breaks and meals · hours worked (Fact Sheet 22) · tipped employees (Fact Sheet 15) · exemptions (Fact Sheet 17A).
Lo programado contra lo real
Un punto de venta con reloj checador te da las horas reales contra las ventas, sin capturar nada. Si quieres verlo funcionando, platiquemos.
Scheduled vs. actual
A point-of-sale with a built-in time clock gives you actual hours against sales, without typing anything. If you'd like to see it running, let's talk.